Effiziente Verwaltung von Microsoft 365-Konten mit Power Automate
Finden Sie die Verwaltung der Microsoft 365-Konten Ihrer Mitarbeitenden auch zeitaufwendig? Das Erstellen und Zuweisen von Lizenzen ist das eine. Wenn es aber darum geht sie den richtigen Sicherheitsgruppen zuzuweisen, Zugriff auf Gruppenpostfächer zu geben oder die Erstellungen mittels Vier-Augen-Prinzip zu überprüfen, wird es schnell aufwendig. Dasselbe gilt für die Verwaltung von Mutationen und Austritten. Bei Abteilungswechsel oder neuen Zugehörigkeiten zu Arbeitsgruppen sollten die Anpassungen einfach, schnell und zuverlässig durchgeführt werden können. Mit Power Automate können Sie diese Prozesse automatisieren und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.
Veröffentlicht am 15.05.2025
Massgeschneiderte Onboarding-Lösungen mit Power Automate
Jeder Onboarding-/Mutations-Prozess ist einzigartig. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Unternehmen und spezifischem Anwendungsfall. Power Automate bietet Ihnen die Flexibilität, einen individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmten Flow zu erstellen, der den gesamten Prozess abbildet – von der Benutzererstellung über die Einladung bis hin zur Berechtigungszuweisung und im weiteren Verlauf bei Mutationen bis hin zu Austritten.
Der Flow kann entweder auf Excel oder SharePoint-Listen basieren. So haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie und wo die Benutzerdaten erfasst und verarbeitet werden.
Wie funktioniert der Onboarding-Prozess?
Sie können Benutzerdaten auf verschiedene Weisen erfassen – sei es über eine Excel-Tabelle oder eine SharePoint-Liste. Power Automate kann diese Daten problemlos integrieren und weiterverarbeiten. Auch ist es möglich aus einem anderen System, z. B. einem HR-Tool mittels csv-Datei vorhandene Daten automatisch zu importieren.
Der Flow ermöglicht es Ihnen, nicht nur neue Benutzer zu erstellen oder Externe als Gäste einzuladen, sondern auch vorhandene Benutzer zu verwalten. Dies umfasst die Anpassung von Berechtigungen oder das Entfernen von Benutzern, wenn sie keinen Zugriff mehr haben sollen. So haben Sie jederzeit die vollständige Kontrolle über die Benutzerverwaltung.
Power Automate gibt Ihnen die Möglichkeit, den Flow nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Möchten Sie einen Genehmigungsprozess einbauen? Kein Problem! Soll eine Benachrichtigung mit einer bestimmten Aufgabe (z. B. Arbeitsplatz einrichten) an eine bestimmte Person oder ein Team gesendet werden wenn ein Benutzer hinzugefügt wird? Auch das ist problemlos möglich. So wird der gesamte Prozess an die spezifischen Anforderungen und Abläufe Ihres Unternehmens angepasst.
Sobald ein Benutzer im System erstellt wird, können automatisch Berechtigungen zugewiesen oder angepasst werden. Dies gewährleistet, dass der Benutzer sofort die richtigen Zugriffsrechte erhält, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte erforderlich sind.
Sie können Benutzerdaten auf verschiedene Weisen erfassen – sei es über eine Excel-Tabelle oder eine SharePoint-Liste. Power Automate kann diese Daten problemlos integrieren und weiterverarbeiten. Auch ist es möglich aus einem anderen System, z. B. einem HR-Tool mittels csv-Datei vorhandene Daten automatisch zu importieren.
Benutzer hinzufügen oder verwalten //
Der Flow ermöglicht es Ihnen, nicht nur neue Benutzer zu erstellen oder Externe als Gäste einzuladen, sondern auch vorhandene Benutzer zu verwalten. Dies umfasst die Anpassung von Berechtigungen oder das Entfernen von Benutzern, wenn sie keinen Zugriff mehr haben sollen. So haben Sie jederzeit die vollständige Kontrolle über die Benutzerverwaltung.
Individuelle Anpassungen //
Power Automate gibt Ihnen die Möglichkeit, den Flow nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Möchten Sie einen Genehmigungsprozess einbauen? Kein Problem! Soll eine Benachrichtigung mit einer bestimmten Aufgabe (z. B. Arbeitsplatz einrichten) an eine bestimmte Person oder ein Team gesendet werden wenn ein Benutzer hinzugefügt wird? Auch das ist problemlos möglich. So wird der gesamte Prozess an die spezifischen Anforderungen und Abläufe Ihres Unternehmens angepasst.
Automatisierte Berechtigungszuweisung //
Sobald ein Benutzer im System erstellt wird, können automatisch Berechtigungen zugewiesen oder angepasst werden. Dies gewährleistet, dass der Benutzer sofort die richtigen Zugriffsrechte erhält, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte erforderlich sind.
Vorteile einer massgeschneiderten Automatisierung
- Fehlerreduktion: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für eine konsistente und zuverlässige Benutzerverwaltung.
- Flexibilität: Jeder Onboarding-Prozess kann individuell gestaltet werden – ob Sie neue Benutzer erstellen, bestehende verwalten oder den gesamten Prozess inklusive Genehmigungsworkflows automatisieren möchten.
- Zeitersparnis: Indem Sie den Onboarding-Prozess automatisieren, sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.
- Skalierbarkeit: Ganz gleich, ob Sie nur wenige oder viele Benutzer hinzufügen müssen – der Flow lässt sich problemlos skalieren und an Ihre Anforderungen anpassen.
- Vollständige Kontrolle: Durch die Anpassungsfähigkeit von Power Automate behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die Prozesse, die in Ihrem Unternehmen stattfinden.
Fazit
Die Automatisierung des Onboarding-/Mutations-Prozesses mit Power Automate bietet eine massgeschneiderte Lösung, die sich nahtlos in Ihre Unternehmensstruktur integrieren lässt. Ob Sie neue Benutzer erstellen, bestehende verwalten oder komplexe Genehmigungsprozesse einbinden möchten – Power Automate bietet Ihnen die Flexibilität, den Prozess genau nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.
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In der heutigen dynamischen Geschäftswelt sind datengetriebene Entscheidungen, Automatisierung und Anpassungsfähigkeit Schlüssel zum Erfolg. Microsoft Power Platform – u. a. bestehend aus Power BI, Power Apps und Power Automate – bietet genau diese Funktionen in einem integrierten Paket. Im Folgenden erfahren Sie, was die Power Platform beinhaltet und wie Sie damit Ihre Geschäftsprozesse modernisieren und Ihr Unternehmen voranbringen können.
Veröffentlicht am 05.09.2023