IKS-Prozesse einfach und effizient umsetzen mit SharePoint und Power Automate
Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist für viele Organisationen ein wichtiges Thema, sei es aus gesetzlichen Gründen, zur Risikominimierung oder für mehr Klarheit und Verlässlichkeit in wiederkehrenden Abläufen. In der Praxis scheitert eine saubere Umsetzung jedoch oft an manuellen Prozessen, verteilten Listen oder daran, dass neue Tools eingeführt werden müssten. Dabei lässt sich ein IKS-Prozess in der Microsoft 365 Umgebung strukturiert, nachvollziehbar und effizient abbilden.
Veröffentlicht am 12.05.2026
Ein moderner IKS‑Prozess lässt sich so aufbauen, dass:
- wiederkehrende Kontroll‑ und Pflichtaufgaben automatisch erstellt werden
- Verantwortlichkeiten klar geregelt sind
- die Durchführung im Alltag nicht zusätzlich belastet
- ein sauberes Reporting jederzeit verfügbar ist
Alles innerhalb der bereits vorhandenen Microsoft‑Umgebung.
Schritt 1: Prozesse zuerst, vor der Technik
Am Anfang steht eine klare Prozessdefinition. IKS lebt von Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit, nicht von Komplexität.
- Aufnahme der relevanten Abläufe und Kontrollen
- Definition von Intervallen, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten
- Visualisierung der Prozesse, z. B. mit Microsoft Visio
So entsteht eine gemeinsame Grundlage, die fachlich wie auch für Revisionen oder interne Prüfungen geeignet ist.
Schritt 2: Zentrale Aufgabenbasis in SharePoint
Die definierten Kontrollen werden anschliessend in einer SharePoint‑Liste abgebildet. Diese Liste enthält alle wiederkehrenden IKS‑Tasks, z. B.:
- Monatslohn auszahlen
- Budget‑ oder Kostenkontrollen
- Regelmässige Überprüfungen von Berechtigungen
Jeder Eintrag enthält u. a.:
- Beschreibung der Aufgabe
- Verantwortliche Rolle oder Person
- Häufigkeit (monatlich, quartalsweise, jährlich)
Die SharePoint‑Liste dient damit als zentrale Steuerung des IKS.
Schritt 3: Automatische Aufgabenerstellung mit Power Automate und Planner
Damit der IKS‑Prozess nicht manuell gepflegt werden muss, kommt Power Automate zum Einsatz:
- Ein Flow prüft die SharePoint‑Liste
- Aufgaben werden automatisch als Tasks im Microsoft Planner erstellt
Die Bearbeitung erfolgt damit dort, wo viele Mitarbeitende ohnehin arbeiten, in Microsoft Planner.
Schritt 4: Automatisches IKS-Reporting in Excel
Für ein funktionierendes IKS ist nicht nur die Durchführung entscheidend, sondern auch die Dokumentation.
- Ist ein Planner-Task abgeschlossen, wird er automatisch in eine Excel‑Reportingliste auf SharePoint übernommen
Diese Liste bietet jederzeit Übersicht über:
- Erledigte IKS-Aufgaben
- Verantwortlichkeiten
- Abschlusszeitpunkte
Das Reporting ist damit nachvollziehbar, jederzeit auswertbar und sauber dokumentiert.
Warum dieser Ansatz überzeugt
- Alles in Microsoft 365
- Keine zusätzliche Software oder Schnittstellen
- Klar strukturierte Prozesse
- Automatisierte Aufgaben und sauberes Reporting
- Geringer Betriebs‑ und Pflegeaufwand
Ein IKS‑Prozess muss nicht kompliziert oder technisch schwergewichtig sein.
Mit einer klaren Prozessdefinition und den richtigen Microsoft‑365‑Bausteinen lässt sich ein pragmatischer, automatisierter und prüfungstauglicher IKS‑Prozess umsetzen, der im Alltag funktioniert.
Wir setzen genau solche IKS‑Lösungen um
Von der Prozessplanung über die Automatisierung mit Power Automate bis hin zum Reporting in SharePoint unterstützen wir Organisationen bei der praktischen Umsetzung eines digitalen IKS, angepasst an bestehende Arbeitsweisen und Strukturen.
Wenn gewünscht, prüfen wir gerne, wie sich ein solcher IKS‑Prozess in Ihrer Organisation abbilden lässt. Nicola Pieper berät Sie gerne dazu.
SharePoint ist die zentrale Plattform für Zusammenarbeit und strukturierte Ablage in Microsoft 365. Listen, Dokumente und Informationen können übersichtlich organisiert, versioniert und gemeinsam bearbeitet werden.
Für IKS‑Prozesse eignet sich SharePoint besonders gut als zentrale Datenbasis, um Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kontrollen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Power Automate ermöglicht die Automatisierung von wiederkehrenden Abläufen innerhalb von Microsoft 365. Prozesse lassen sich zeit- oder ereignisbasiert auslösen, z. B. das Erstellen von Aufgaben oder das Aktualisieren von Listen und Reportings.
Im IKS‑Umfeld sorgt Power Automate dafür, dass Tasks zuverlässig erstellt und ausgeführt werden.
Zur Anmeldung
Finden Sie die Verwaltung der Microsoft 365-Konten Ihrer Mitarbeitenden auch zeitaufwendig? Das Erstellen und Zuweisen von Lizenzen ist das eine. Wenn es aber darum geht sie den richtigen Sicherheitsgruppen zuzuweisen, Zugriff auf Gruppenpostfächer zu geben oder die Erstellungen mittels Vier-Augen-Prinzip zu überprüfen, wird es schnell aufwendig. Dasselbe gilt für die Verwaltung von Mutationen und Austritten. Bei Abteilungswechsel oder neuen Zugehörigkeiten zu Arbeitsgruppen sollten die Anpassungen einfach, schnell und zuverlässig durchgeführt werden können. Mit Power Automate können Sie diese Prozesse automatisieren und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.
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In der heutigen dynamischen Geschäftswelt sind datengetriebene Entscheidungen, Automatisierung und Anpassungsfähigkeit Schlüssel zum Erfolg. Microsoft Power Platform – u. a. bestehend aus Power BI, Power Apps und Power Automate – bietet genau diese Funktionen in einem integrierten Paket. Im Folgenden erfahren Sie, was die Power Platform beinhaltet und wie Sie damit Ihre Geschäftsprozesse modernisieren und Ihr Unternehmen voranbringen können.
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