Microsoft 365 Archive: SharePoint-Daten kostengünstig archivieren

Microsoft 365 Archive ist eine Pay-as-you-go-Lösung. Archivierte Daten werden dabei rund 75% günstiger gespeichert als Daten im aktiven SharePoint-Speicher. Allerdings fallen Archivierungskosten nur dann an, wenn der im Microsoft-365-Abonnement enthaltene SharePoint-Speicher bereits ausgeschöpft ist. Unternehmen bezahlen dadurch in der Praxis entweder gleich viel oder weniger als ohne Archivierung. Werden Daten archiviert, wird aktiver SharePoint-Speicher durch günstigeren Archivspeicher ersetzt, wodurch sich die Speicherkosten reduzieren lassen.

Die Lösung richtet sich insbesondere an Organisationen, die grosse Datenmengen langfristig aufbewahren müssen, ohne dafür teuren aktiven Speicherplatz zu belegen.

Mit Microsoft 365 Archive lassen sich unterschiedliche Inhalte archivieren:

• Ganze SharePoint-Sites
• Ordner
• Einzelne Dateien

Die Archivierung kann automatisiert oder manuell erfolgen. Über PowerShell lassen sich beispielsweise Regeln definieren, mit denen Dateien automatisch archiviert werden, sobald sie ein bestimmtes Alter erreicht haben. Alternativ können Benutzer Dateien oder Ordner selbstständig archivieren.

Damit Microsoft 365 Archive genutzt werden kann, muss die Funktion zunächst im Microsoft-365-Tenant aktiviert werden.

Anschliessend erscheint bei Dateien und Ordnern in SharePoint die neue Option „Archivieren“. Benutzer können damit Inhalte direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus archivieren.

Ein grosser Vorteil: Archivierte Dateien und Ordner bleiben weiterhin am ursprünglichen Speicherort sichtbar. Dadurch bleibt die bestehende Struktur erhalten und Benutzer finden Inhalte auch nach der Archivierung problemlos wieder.

Archivierte Inhalte behalten dabei ihre bestehenden Berechtigungen, Metadaten sowie Compliance- und Governance-Einstellungen. Unternehmen können Daten somit archivieren, ohne bestehende Sicherheits- und Compliance-Anforderungen anzupassen.

Archivierte Daten belegen weniger aktiven SharePoint-Speicher und helfen so, Speicherressourcen gezielt einzusetzen.

Zudem werden archivierte Inhalte von Microsoft Copilot nicht mehr berücksichtigt. Unternehmen können dadurch sicherstellen, dass Copilot primär auf aktuelle und aktiv genutzte Informationen zugreift.

Falls archivierte Daten später wieder benötigt werden, können diese jederzeit vom Benutzenden selbst reaktiviert werden.

Microsoft 365 Archive eignet sich besonders für Unternehmen und Organisationen, die:

• grosse Datenmengen langfristig aufbewahren müssen
• gesetzliche oder interne Aufbewahrungsfristen erfüllen möchten
• ihre SharePoint-Speicherkosten optimieren wollen
• ältere Inhalte aus dem aktiven Datenbestand auslagern möchten

Gerade in Umgebungen mit stark wachsendem Datenvolumen bietet die Lösung eine einfache Möglichkeit, den aktiven Speicherbedarf zu reduzieren, ohne auf den Zugriff auf historische Informationen verzichten zu müssen.

Mit Microsoft 365 Archive erweitert Microsoft die Möglichkeiten für das Datenmanagement in SharePoint. Unternehmen profitieren von deutlich tieferen Speicherkosten, einer einfachen Archivierung direkt aus SharePoint und einer klaren Trennung zwischen aktiv genutzten und langfristig aufbewahrten Daten.

Weitere Informationen zu Microsoft 365 Archive finden Sie auch auf der Webseite von Microsoft.