Die Verschlüsselung von Emails in Office 365 dient sowohl der Sicherheit als auch dem Datenschutz gleichermassen. Ein bedeutender Vorteil ist dabei, dass die Endanwender nicht selbst tätig werden oder Clients eine besondere Anforderung stellen müssen. Die Administratoren können Bedingungen festlegen und entsprechende Nachrichten, beispielweise alle Nachrichten in denen ein Anhang beigefügt ist, automatisch verschlüsseln lassen.

Die Verschlüsselung wird in der Administrationsoberfläche über sogenannte Transportregeln festgelegt. Dabei legen Administratoren bestimmte Kriterien fest und Emails, welche diesen entsprechen, werden automatisch verschlüsselt. Solche Transportregeln sind bereits aus Exchange bekannt und sind auch in Office 365 verfügbar. Die verwendeten Schlüssel können auch in Azure Key Vault gespeichert werden.

Vorteile der Email-Verschlüsselung mit Office 365

Der grösste Vorteil in dieser Art der Email-Verschlüsselung liegt darin, dass weder Absender noch Empfänger über spezifische Kenntnisse verfügen müssen, um Emails verschlüsseln und entschlüsseln zu können.

Zudem ist keine Konfiguration von Endgeräten oder das Herunterladen spezieller Software notwendig. Die Konfiguration findet über zentrale Regeln statt, sodass Unternehmen sehr schnell reagieren und Regeln anpassen oder ergänzen können. So lassen sich Emails an jeden beliebigen Empfänger zuverlässig verschlüsseln.

Ebenfalls wichtig ist, dass die Email-Verschlüsselung mit Office 365 keine Zertifikate benötigt. Es werden nicht nur Emails vom Absender zum Empfänger verschlüsselt, sondern auch sämtliche Nachrichten in Email-Unterhaltungen. Da die Verschlüsselung in der Cloud stattfindet, werden Emails von allen Endgeräten verschlüsselt, mit denen Anwender eine Verbindung zu Office 365 aufbauen.

Auch für den Empfänger der Email ergeben sich einige Verbesserungen; neu kann dieser unabhängig vom Email-Provider die verschlüsselte Nachricht lesen. Arbeiten sowohl Versender als auch Empfänger mit Outlook, ist die Integration nahtlos – die Nachricht wird als verschlüsselt angezeigt und lässt sich einfach öffnen und lesen. Wird seitens Empfänger kein Outlook verwendet, erhält der Empfänger einen zeitlich begrenzten Link zur Webansicht.

Mit den neuesten Updates für Office 365 wird den Anwendern beim Verschicken von Emails an Empfänger sowohl innerhalb als auch ausserhalb der eigenen Firma die gleiche Benutzererfahrung geboten. Der Absender muss sich also keine Gedanken mehr darüber machen, ob er für den jeweiligen Empfänger die richtige Verschlüsselungsmethode verwendet.

Eine weitere wichtige Funktion ist das Nicht weiterleiten. So wird verhindert, dass Emails mit vertraulichen Informationen oder wichtigen Dokumenten die Inbox des bestimmten Empfängers verlassen. Um sicherzugehen, dass Informationen auch nicht per Screenshot weitergeleitet werden, kann diese Funktion ebenfalls deaktiviert werden.

Kosten der Email-Verschlüsselung mit Office 365

Die Verschlüsselung ist ab Office 365 Enterprise E3 in Office 365 verfügbar. Die Nachrichtenverschlüsselung ist zudem in den Versionen E5, A1, A3, A5 sowie G3 und G5 enthalten.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Email-Verschlüsselungsoptionen in Microsoft 365, die zu einem umfassenden Schutz beitragen.

Viele Verschlüsselungsfunktionen sind standardmässig aktiviert, jedoch kann es spezifische vertragliche oder behördliche Anforderungen geben, die eine Firma erfüllen muss. Es gibt also keine einzige Funktion, die alle Anforderungen eines Unternehmens abdeckt. Vielmehr geht es darum, eine umfassende und auf das Unternehmen zugeschnittene Gesamtstrategie zu erstellen, sodass die Postfachdaten geschützt werden können.

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