Microsoft Teams, Slack oder gar ein anderer Anbieter? Diese Frage stellt sich vielen, sobald ein neues Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz eingeführt werden soll. Denn jedes dieser Tools hat Vor- und Nachteile, die auf den ersten Blick oft gar nicht ersichtlich sind. Daher haben wir in diesem Blogartikel alles Wissenswerte herausgearbeitet und helfen Ihnen dabei, das für Sie und Ihre Firma passende Tool zu finden.

Unsere Art zu arbeiten wird immer vernetzter und digitaler. Home-Office, Remote-Work (arbeiten von überall auf der Welt) und die Ansprüche der jungen, online-affinen Generationen verlangen nach flexiblen Kommunikationsformen und stellen Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Seit einigen Jahren ändert sich der Generationen-Mix am Arbeitsplatz radikal: bereits heute gehört mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer der Millenial-Generation (Generation Y) an, bis 2025 werden sie einen Grossteil der globalen Arbeitskraft ausmachen. Mit ihren digitalen Skills zählen die beiden Generationen Y und Z zu einer beliebten Zielgruppe vieler Unternehmen. Möchte man solche Arbeitskräfte anziehen, muss man ihnen allerdings Tools anbieten, dessen Benutzung ihnen zusagt und die gleichzeitig dynamisch bleiben.

Um die berufliche Kommunikation einfach und gleichzeitig effizient zu gestalten, gibt es unzählige Möglichkeiten – momentan wird der Markt der Business-Messenger von zwei Playern dominiert: Microsoft Teams und Slack.

Wie hat alles angefangen?

Slack existiert bereits seit 2013 und hatte lang einen klaren Newcomer-Vorteil. Microsoft tat sich über lange Zeit schwer, eine adäquate Alternative auf den Markt zu bringen und versuchte stattdessen, die Konkurrenz aufzukaufen. Im März 2017 brachte Microsoft dann eine eigene Lösung auf den Markt: Microsoft Teams. Als diese im darauffolgenden Jahr als kostenfreie Version angeboten wurde, war dies ein voller Erfolg – aus mehreren Gründen: zum einen ist Teams komplett in das Office-Universum eingebunden und kommt quasi gratis mit einer gängigen Office 365-Lizenz daher. Upgraden kann man nicht, es gibt eine Lösung für alle. Zudem können sich die Mitarbeiter mit ihrem Login der anderen Office-Dienste oder gar mit Single Sign On einloggen, was ein Passwort weniger in unserer passwortüberfüllten Arbeitswelt bedeutet.

  Übrigens: Sie interessieren Sich dafür, wie Sie möglichst ohne Passwörter auskommen und Kennwörter sicher erstellen und verwalten können? Lesen Sie unseren letzten Blogbeitrag, der sich genau mit diesen Themen befasst.

Im Gegensatz zu den kostenlosen Angeboten der Konkurrenz ist Microsoft Teams sowohl über ein Abonnement von Office 365 als auch als kostenlose Version verfügbar. Auch Slack ist in der Grundversion kostenlos verfügbar: man kann auf die kostenpflichtige Premium-Version upgraden, diese ist jedoch weder in eine Office-Suite eingebunden noch verfügt sie über Speicherplatz in der Cloud.

Die beiden Benutzeroberflächen von Microsoft Teams (links) und Slack (rechts) im Vergleich.

Die beiden Konkurrenten im Überblick

In der kostenlosen Version von Teams kommunizieren bis zu 300 Mitglieder einer Firma in Chats oder via Direktnachrichten miteinander, teilen Dokumente und halten Meetings oder Videokonferenzen ab. Microsoft stellt dafür 10 GB Speicherplatz für das Team plus 2 GB pro Nutzer zur Verfügung – deutlich mehr als Slack, das in der kostenfreien Version lediglich 5 GB Datenspeicher anbietet. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Microsoft Messenger im Gegensatz zu Slack alle Chatverläufe unbegrenzt aufbewahrt, die Nutzer können Nachrichten also ohne Einschränkung nach wichtigen Infos durchsuchen. Bei Slack verschwinden nach einiger Zeit die Chatverläufe – für ältere Nachrichten muss man raufscrollen, bis man diese gefunden hat.

Mit Microsoft Teams hat der Nutzer durch den hauseigenen, integrierten Cloud-Speicher OneDrive direkten Zugriff auf alle gängigen Office Programme. Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente können direkt in Teams geöffnet und zeitgleich mit anderen Usern bearbeitet werden (Co-Editing) – die Integration, der im Geschäftsalltag häufig genutzten Tools funktioniert also reibungslos. Dies ist ein grosser Vorteil gegenüber der Konkurrenz: bei Slack müssen Dokumente erst heruntergeladen werden, damit diese bearbeitet werden können. Zudem verfügt Slack im Gegensatz zu Teams über keine gemeinsame Dateiablage, dafür muss ein externes Google Drive eingebunden werden.

Teams überzeugt mit vielseitigen Tools zur Formatierung der Nachrichten: es lassen sich GIFs und Sticker sowie bis zu 15GB grosse Dateien per Messenger versenden. Zusätzlich kann der Bildschirm für andere Teammitglieder freigegeben werden, was eine zusätzliche Möglichkeit der Zusammenarbeit darstellt. Slack kann hier leider nicht mithalten: der Messenger verfügt lediglich über einen Emoji-Button und verschickt maximal 1 GB grosse Dateien, welche sich nicht direkt im Messenger öffnen lassen. Der Bildschirm lässt sich auch nur freigeben, wenn man über die bezahlte Version verfügt.

Auch die Videotelefonie überzeugt bei Teams: bis zu 250 Personen können miteinander an virtuellen Meetings teilnehmen. Diese können aufgezeichnet (gespeichert werden sie dann auf Stream, Microsofts hauseigenem Videoservice) sowie im Nachhinein bearbeitet und geteilt werden. Auch bei Slack gibt es die Funktion der Videokonferenz – allerdings nur in der bezahlten Version. Als weiterer Pluspunkt ermöglicht es Microsoft Teams, Gäste ins eigene Team einzuladen – mit der kostenlosen Variante von Slack ist dies nicht möglich.

In naher Zukunft soll Skype for Business von Microsoft Teams abgelöst werden, bereits jetzt sind fast alle Funktionen von Skype in Teams integriert. Seit einiger Zeit besteht zudem die Möglichkeit, mit einer eigenständigen Telefonnummer externe Personen anzurufen oder sogar die gesamte Firmentelefonie in die Microsoft Anwendung zu verlagern. Teams wandelt sich somit immer mehr zu einem Tool für die komplette Firmenkommunikation.

Slack punktet bei Einfachheit und Nutzerfreundlichkeit

Während bei der Einrichtung von Microsoft Teams persönliche Daten inklusive Kreditkarteninfos und Telefonnummer angeben muss, läuft der Registrierungsprozess bei Slack um einiges schneller ab. Mit nur wenigen Klicks ist man angemeldet und kann sogleich mit dem Chatten loslegen – im Gegensatz zu Teams muss man sich nicht durch die umfangreichen Voreinstellungen und Rechtevergaben durchkämpfen. Möchte man in Slack neue Arbeitskollegen hinzufügen, ist dies mit wenigen Klicks erledigt. Bei Teams dauert der Prozess aufgrund mehrerer Schritte und Logins länger.

Bei der Integration hat Slack die Nase vorn und bietet über 800 Anwendungen zur Integration an – Microsoft Teams verfügt «lediglich» über 180 Anwendungen. Erwähnenswert ist, dass man nur mit der bezahlten Version von Slack in den Genuss der 800 Integrationsmöglichkeiten kommt: in der kostenlosen Version müssen sich Nutzer mit 10 Anwendungen zufriedengeben.

Und was nun? Welches der Tools ist besser?

Wie so oft lässt sich die Frage nicht pauschal beantworten, sondern hängt vom Arbeitsumfeld ab. Slack punktet mit seiner schlanken Struktur sowie der intuitiven Konfiguration und Bedienung und erreicht so eher kleine Firmen oder Startups, die über keine komplexen Strukturen verfügen. Werden keine weiteren Tools von Microsoft eingesetzt und beschränkt sich die Nutzung hauptsächlich auf das Chatten, dann genügen die Features von Slack.

Sucht man jedoch nach einer umfangreicheren Lösung mit mehr Funktionen im Business-Alltag, ist man besser beraten mit Microsoft Teams – vor allem, wenn in der Firma bereits verschiedene Office-Anwendungen genutzt werden. Microsoft Teams ist in den gängigsten Office 365-Lizenzen bereits enthalten, wodurch kein separates Produkt erworben werden muss. Ausgestattet mit Verschlüsselung und Compliance-Funktionen kommt Microsofts Messenger vor allem bei grösseren Firmen zum Einsatz.

Bezüglich der zukünftigen Entwicklung bleibt es also spannend, vor allem, da in Schweizer Unternehmen mehr und mehr Office 365-Applikationen und Services zum Einsatz kommen. Microsoft Teams lässt sich nahtlos in solche Umgebungen integrieren und hat so die Nase klar vorn.

Eine modernere Zusammenarbeit und Bürokommunikation ergibt sich nicht einfach durch die Einführung eines neuen Tools. Firmen müssen Mitarbeiter involvieren und sie vor allem zu Beteiligten, nicht nur zu Betroffenen, machen

Wollen auch Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen implementieren oder haben Sie Fragen zum Tool? Dann kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gern weiter!

Kontakt

Corina Cerqui, Marketing & Kommunikation, Telefon: +41 44 368 55 77

Weiterführende Lektüre

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